有次跟許久不見的朋友見面，一碰面問:「最近過得怎樣?」、「看你臉書很久沒更新消息」，看得出來他臉上硬擠出點笑容，「還不都那樣，瞎忙。」
我知道他很想放個長假，騎著心愛的腳踏車，到處旅行，但是，工作忙碌佔了他許多時間，案子累積一多，週末時間還去公司加班，我常提醒他，手還指著他啤酒肚說：「別累壞身體，健康最重要!」
聽到他說時間不夠用，原因應該不止是工作量多，非常有可能是他忘記凡事都有優先順序，他太過貪心想要都做到做好，導致他有 24 小時不夠用的錯覺。
我彷彿看到自己好幾年前職場模樣，工作筆記滿滿都是待辦事項，反而鮮少有滿足成就感的計畫與目標。要是大家有機會看成功職人、企業大老闆的筆記，一定會訝異，上面沒寫幾條事項，關鍵在於他們善用 80/20 法則，用 20%時間專心做重要的事，完成 80% 時間效益，事情很多，卻沒有一樣事拖延不做。
我們總是用80%時間做瑣事…
要是你發現自己越來越忙，想做的事越來越多，快要覺得生活工作一團亂，得馬上靜下來擬好時間管理表，決定哪些事該集中火力完成，又有哪些事可以利用空檔再做，還是託別人幫忙，協助處理瑣事，讓心頭不會一直掛著這些事。
Focus Matrix: 找出期限內要完成最重要的事!
最近我發覺有時間管理問題的人還真不少，連我自己也常犯拖延病，很多時候忙得團團轉，搞得焦頭爛額，分不清什麼才是最重要的事。我偶然發現 Focus Matrix 這套軟體工具，也就是大家熟知「四象限」矩陣分析表，依照事情緊急與重要性，區分成四大區塊：重要又緊急、緊急但不重要、不重要又不緊急的工作、重要但不緊急。
學會調度時間有個好處，你不會花太多心力，想處理所有的事情，在 Focus Matrix 我在 「Important & Urgent」 列出有期限且緊迫的事，像是帶家人去看病，在「不緊急&不重要」的右下角區塊，列出採買日常物品、換季收納等現在不做也不會有立即影響的「常態」事項。
能分辨怎樣用較少時間，做更多的事，達成更好的成果，大家通常沒怎想通，像是「重要卻不緊急」為計畫的一種，像工作執行中狀態，追蹤處理進度就是屬於這類型。「緊急卻不重要」則是相對於「緊急且重要」少了切身性，完成期限沒那麼趕，可是不做也不行。
Focus Matrix for Mac/iPad/iPhone 下載：https://itunes.apple.com/app/id1107872631
One Big Thing: 只要今日事、今日畢!
另一套 App 《One Big Thing》的設計頗吻合時下追求的極簡生活概念，一天只有輸入一件 Big Thing 為最重要的事，其他三個 Little Thing 為次要的事，剩下 Other Thing 為不重要的事，排出待辦事項的優先順序，徹底完成「今日事、今日畢」的原則。螢幕往左滑，在每天睡覺之前，列出明日待辦事項，同樣是心中最大條的目標一件，其他只限三件小事，任務不用多，光是做好一件事就該說功德圓滿。(Ps: 付費150元台幣享有背景主題、貼圖及60天工作事項保存功能。貴~~~)
One Big Thing for iPhone下載：https://itunes.apple.com/tw/app/one-big-thing-app/id999618902?l=zh&mt=8
觀察成功的人有個好習慣，他們會為生命擬訂計畫，從10年、5年、1年長期時間，再限縮一個月、一週、一天訂下更明確目標，尤其日理萬機的管理者，格外注重事情處理順序，像美國總統艾森豪當年身為二次世界大戰盟軍最高統帥每日要做出許多重大決策，就是以優先順序矩陣表來切分重要性與急迫性，四象限分析便有以他為名的稱號「艾森豪矩陣」(Eisenhower Matrix)。我們現在不用寫在紙上，在 Focus Matrix 排定待辦事項，若列在「重要卻不緊急」的事臨時情況有變，例如老闆一聲令下，限期今日下班前要交報告，就把任務『拖曳』到「重要且緊急」的區塊，馬上做時間調控與安排。
Focus Matrix 付費升級版(僅台幣$60)擁有與日曆整合功能，並能與一款類似番茄工作鐘的軟體 Be Focused 相結合，進行電腦與行動裝置同步，完整檢視待辦事項，分析效能強。One Big Thing 回歸今日事今日畢原則，簡化日常工作生活日標，能幫助人們專注完成。我們只要善用『圖表思考術』，分辨輕重緩急，就能在工作與生活找到時間管理黃金效率。我們千萬別不自覺用「瞎忙」藉口來瞞混過一生，要不就忙在值得努力的目標上，才能順著羅盤指引，找到幸福的方向。
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