每到週一上班日大家一打開信箱，看到滿滿工作待辦事項，心情好不到哪裡去，尤其是一封又一封開會通知，更別提跟客戶通完電話，緊接要趕一場又一場的會議。
看著行事曆記滿週會、月會，還有主管興之所致招手即開的檢討會，你是不是踩著沈重的步伐進入會議室，腦袋很想 轉為 off 模式，反正一定有人遲到，大家輪番上台報告，加上主管精神訓話，一個會開到兩三小時，早就是司空見慣的事。台下焦躁不安的心，總是這樣想，開會還不都是「會而不議、議而不決、決而不行」，讓人不禁懷疑凡事講求效率的職場，其實浪費最多時間在數不完的會議上，有誰能真正「管理會議」，打通由上到下貫徹執行的「任督二脈」呢?
魚貫進入會議室的同事，有人拿著厚厚筆記本看似待會要振筆揮寫，也有不少人隨身攜帶筆電，沒輪到他發言，大部分時間面對螢幕不停地敲著鍵盤，天曉得他有沒有注意聽別人報告。不管你屬於哪一種參與者，相信大家都有一個共識，希望減少開會的次數與時間，以利有效掌控工作效率。
與其花大錢買資訊系統，將會議全面升級數位電子化，私底下員工還是只會用筆記本、便利貼記事，還不如運用現成數位工具，無論在介面設計及經濟效益上，都能滿足大部分人實用需求，將工作會議管理四個階段從「通知、記錄、任務指派、執行追蹤」前、中、後事項，完全包辦，員工能懂得管理時間，與主管、同事互動溝通，管理階層也能確實掌握團對效率，具備一舉數得的妙用。
★得力右手: 數位會議筆記本 yaM
第一款 Julia 要介紹的工具叫 yaM (http://www.yamlabs.com/)，當你用 Google 帳號加入它，yaM 會匯入你的 Google Contact、Google Drive 和 Google Calendar，成為你最方便的開會工具，除此之外還能用 Email 或 LinkedIn 帳號登入。yaM的介面採分頁歸類設計，由左至右包括瀏覽會議行事曆 (Calendar)、通訊錄 (Address Book)、工作待辦事項 (All Action Items)、工作群組 (Workgroups)及會議頁面 (Meetings)。
↓ 與 Google Contact 做串連 (也能與 Microsoft Exchange 做連結)
↓ 選擇檔案上傳的雲端硬碟如 Dropbox、Box，還有 Evernote 與 Google Tasks
↓ 選擇 Email 三不五時奪命連環通知設定
會議的舉行從通知開始，一切都要走數位管理，訂好時間、地點、主題、參與者後，還能將會議通知副本儲存到 Evernote。
↓ 從 Google Contact 匯入的聯絡資訊挑選與會者。
↓ 會議通知一發出，同步更新於 Google Calendar
召集會議的人發出通知後，在左側可以開始訂定 Agenda 議程內容，與會者可以開始就各項主題，用 New note 功能提出看法與意見 ，或者用 yaM 獨家開發輔助工具 (Tools)，進行腦力激盪 (Brainstorming)、投票表決 (Voting)、SWOT分析等幫助大家互相溝通。會議進行中一有決議事項，透過 yaM 的 New action item ，馬上進行任務指派，期限順便訂好，一切有憑有證誰也無法耍賴。
↓ 利用 SWOT 分析、投票決定等工具，加快會議進行速度與品質。
會議舉行前，大家也無須印一堆資料，造成地球環保問題，只要從雲端硬碟 Box、Dropbox、Google Docs 及自己電腦內上傳檔案 (限單個檔案50MB容量)，大家自行下載或瀏覽就好，甚至一有更新，隨時上傳，資料即時銜接，一來一往過程都有記錄，無須在 Email 信箱或自己電腦找來找去，提升意想不到的會議效率。
Chrome Web Store 下載點: http://goo.gl/m3aMG
↓ 升級付費版一個月 9.99 美元，一年 99.9 美元，適合大型企業用戶
★得力左手: 數位會議筆記本 Meetin.gs
芬蘭來的新創公司 Meetin.gs (http://www.meetin.gs/) 是我另一個喜歡的數位會議管理工具，它的介面設計簡潔，與 Gmail 、Calendar 串連互通，按上方 + 圖案進入會議內容編輯區，安排主題、時間、地點、與會者、議程 (Agenda) 及工作執行事項 (Action Points)，會議所需資料可用拖曳方式，從電腦資料夾拉到 Meetin.gs 進行檔案上傳 (免費試用版單次上傳容量限制在 5MB以內)。
↓ 能同步支援手機與平板電腦，外出也能掌握會議動態
↓ 支援 Skype 通訊參與會議
安裝 Meetin.gs 擴充套件@Chrome Web Store 下載點: http://chrome.meetin.gs/
↓ 編輯會議通知有兩種方式: 打開空白頁 (Blank Meeting) 或從 Calendar 複製同樣主題內容再加以編寫。
↓ 從Google 匯入通訊錄找一起開會的人
↓ 開會要用的資料先上傳給大家，大家帶筆電就不用浪費印出來。
↓ Meetin.gs 綜覽會議與工作排程的介面有獨特設計
↓ 免費試用版通知會議人數與上傳檔案都有限制
Meetin.gs 以 Email 通知與會者，讓收信者看到會議基本資訊，同時看到當天行程，確定是否有所衝突，以便回覆主辦人參加與否，算還蠻貼心的小功能。會議時間一過，無論你是否與會，Meetin.gs 會發出會議紀錄通知，開會資料內容會同步更新。
■ 總結
以 yaM 和 Meetin.gs 這兩款會議管理工具來比較，yaM 具備相當齊全的輔助工具如電子白板、分析區，留言功能，提供與會者線上交流討論；檔案資料有多元上傳來源；列入執行項目的待辦工作，會即時同步於 Google Task；遠距會議可用 WebEx 及 Skype 進行，方便多點人員同時舉行。整體而言，yaM 整合度高，系統性強，適合跨部門大型組織會議使用。 Meetin.gs 勝過 yaM 的其中一點是有手機版 APP，加上 Email 通知頻率強，你到哪裡都能收到會議訊息，介面設計雖簡潔洗鍊，卻因此捨去了資料檔案管理功能，頗為可惜。如果你有小型團體或專案小組開會需求，Meetin.gs 不失為一種親切型的開會工具。兩款在免費試用初期，有安排會議次數及通知開會者人數的限制，不妨多相比較，聽聽大家使用心得，再決定是否付費升級，加強會議管理成為最有效率的一件事。
