週一上班日大家情緒緊繃，一會兒要開會，老闆又交代事情要辦，還有工作報告要寫。時間被切割成一塊塊，看信、回信、打電話聯絡，還要掌握各項進度，沒有做好數位管理，肯定會被壓力牽著你的鼻子走。
制定處理的優先順序、輕重緩急，這道理大家都明白，只是大部分的人靠腦子記，還有寫在筆記本上，以為萬無一失，其實這才是被老鼠搬走時間乳酪的最大陷阱。
個人Todo List 好幫手: Postpone
Julia 要介紹兩款數位工具，幫你重新找回時間效率的主導權，Postpone 的發想概念，純粹從條列工作項目來判斷，什麼該馬上做，哪些又能稍後再做，是款簡單的待辦事項 To-do List 的工具。免費試用版提供三個大分類，在左側功能欄 create a new workspace 鍵入名稱，訂出「私人」、「工作」類別。在 Add a task 一欄鍵入要做的事，按兩下可註記說明。每一條事項左邊有兩個圖案，一個像漏斗表示不急著去做，可設定延後期限，指定兩個小時後、晚上、明天、本週、下週或下個月，等時間到這一條會再回到待辦事項的區域中，讓你不會忘了它的存在。
Postpone chrome 擴充套件下載點: http://goo.gl/hXcqP
事情完成就按下打勾的圖案，讓你的腦子不用塞滿該做的事，不會因想不起哪件事，被人誤會初老症上身，私下把你的工作效率打問號。
Postpone 最上方就只有三個功能按鈕，一個就是你眼前不急可慢慢找時間再做的事情列表，中間是從 Email、開會、報告、長官交代下來各種指令需求；或是家人囑咐要買的東西，要付的帳單費用等，右邊打勾的圖案累積你逐一完成的事，看著看著會有莫名成就感。
Postpone 提供可安裝於 Chrome 工具列的擴充套件，可隨時想到什麼就養成記下來的習慣，不用特定上 Postpone 網站才能記事。另外，Postpone 也附上一組你專屬的 Email，只要信箱收到信，只要轉寄至指定郵件地址，就能列為待辦事項行列中。
團隊分工的好幫手: Azendoo
講完增進個人效率的工具，下一個 Azendoo 算工作團隊用的管理工具，當你用 Google 帳號或 Email 登入後，會看到 Azendoo 左側功能欄，提供你制定各項工作名稱，如你手邊有許多大大小小的專案，正好適合用這款工具，幫你串連與合作夥伴密切聯繫。
免費試用 Azendoo 有附加檔案 100 MB 容量限制，以及僅限五位同事加入，最終還是希望你用得順手感到滿意後，付費成為它的升級客戶囉。
Azendoo 介面設計感很豐富，當你條列出待辦事項，只要按住滑鼠就能移動前後順序與指定完成時間。以當週為週期規劃，你可以看到每天不同安排，若事情不急，你可以移動到下方的當月排程中。在 My Planning 我的計畫下拉列中，則依照職務分派與完成期限等項目來瞭解任務的輕緩重急，你才能將時間做最有效率的分配。
Azendoo 以追求多人合作速配為主要特色，在 Message 提供線上即時溝通管道，只要團隊小組有人提問，大家可以在這對話方塊進行討論，指定要誰提供檔案，或要大家針對某項議題投票表決，無論誰身在何方，只要手邊行動裝置有上網連線，就能開會建立共識，所有資訊透明化，更讓人信賴彼此合作的默契。
網路不乏優秀的專案管理工具，而我特別注目 Azendoo 的另一個原因，就是它能匯出資料到 Evernote，還能從 Evernote 把資料匯入，真的可以雙管齊下，讓資料無縫傳輸，其中還包括有名的網路硬碟 Dropbox、Google Drive 和 Box。
選擇讓數位工具幫助記事，減少腦容量負擔，做起事才能游刃有餘。Postpone 簡單介面，只要列出待辦事項，將別人臨時央求幫忙的事，擺在後頭，專注手邊優先處理的工作，做好時間調配，上班全力以赴，下班輕鬆自在，才是得意人生的從容模式。
在 Azendoo 完美的合作環境裡，大家任務分明，一切攤在陽光下，誰也不能找藉口說忘記。即使有人出門在外，用手機或平板電腦都能線上交換訊息、互傳檔案，合作無間才是雙贏的策略，團隊的成功來自堅信不移的努力，相信老闆看在眼裡，不給你們加薪發獎金可就說不過去了。
★ 希望你喜歡這篇文章介紹，歡迎轉載分享，但請註明出處。可直接聯繫 Julia Lin 的 Google+ 切磋交流!
