要是我站出來跟大家說:「讓我們把開會變有趣吧!」，一定會遭到白眼相向，斥之以鼻:「嘖，Julia，你頭殼壞掉囉? 開會最無聊、最沒效率了。」，在旁聽到的人無不點頭認同。
其實我之前跟大家反應一樣，每次開會都要把手邊正事擺一邊，等人數湊齊，黃金工作時間佔掉一半不說，還不一定有結論，主管交代下班前交出會議紀錄，深深對開會這種事不以為然，卻是職場上班族必得經過的折磨與試煉啊。
上班族跟開會劃上等號的宿命，自當認命把吃苦當吃補，只好奔波在外跟客戶開完會，再拼命三郎差點吃罰單趕回公司吧! 「何必呢!」我跟在新竹公司工作，沒事得開到台北開會的朋友這樣講，他似乎覺得我不知人間疾苦，才會這樣若無其事講這種話。
「真的，你只需要利用網路，無論你人在哪兒，都可以跟你的部門小組開會。」這下他臉部表情柔和許多，想聽我葫蘆賣什麼藥。
一家美法混血的軟體公司《LiveMinutes》，2011年在舊金山創業成立，提供個人、企業『免費』線上開會工具。有別於付費Microsoft Office Live Meeting(標準版一個月$9.99/企業版$19.99)、Cisco的WebEx (無限量一個月59.00)，或良莠不齊、功能有限的網路工具，假借免費名義，安裝於電腦，試用期一到要你付錢才能繼續使用，《LiveMinutes》完全不幹這種曖昧不明的勾當，講明就是不用花任何錢，除非你愛上了《LiveMinutes》，心甘情願多花點錢升級，那倒無所謂。
《LiveMinutes》以最夯的HTML5版本架構設計，介面非常簡潔，操作還算流暢，主打三種工具包準你用了，其他你再也看不上眼。當你決定好適合日期與時間(未來兩週內)想召集大家參加「線上」會議，《LiveMinutes》會提供專屬會議室URL網址，只有收到通知的人，才進得了這裡。公司行號常遇到國外客戶遠距離溝通不易，或派駐世界各地人員時差問題，開會成了一件體力與注意力的大挑戰，能透過線上會議室召開好處就在保持連結與參與彈性，不因時間、地點而錯失重要訊息。
大家來腦力激盪吧! 會議筆記本(Take Notes)
《LiveMinutes》準備線上筆記本，議程事項可以先打出來，把討論順序定好，要是召集人允許參與者發言，可在左側設定打開Guest Interaction，受邀與會人員可在上面寫出自己的意見；每個人都可以開自己的筆記本做紀錄，隨時可多組同時依照同一主題進行「筆談」。另一項優異的附加功能，就是跟雲端筆記本大哥大Evernote結合在一塊，若你有Evernote帳號，你在《LiveMinutes》所鍵入的筆記資料，即會同步儲存在Evernote，意味著你用電腦、手機或平板電腦都能看得到，你完完全全擁有一個最佳會議紀錄儲藏空間，下次根本不用翻來翻去找電腦檔案，直接看Evernote便知內容。
大家來分享資料吧! 文件共享器(Share Docs)
《LiveMinutes》第二項利器就是要檔案分享無所遁形，從你的電腦找出，或從雲端筆記本Evernote、雲端硬碟Dropbox把開會所需的檔案上傳到線上會議室，只要有進入會議的資料通通會放在專屬Library圖書室內，要是你臨時想看哪份資料，不用在密密麻麻的郵件信箱東翻西找，也別麻煩同事再傳一次檔案給你，多做浪費重複動作。只要你再進入《LiveMinutes》的Library找就好了，連開會大家在上面的眉批(評論意見)都看得到，讓資源共享這點好處多了一項證據會說話的保存價值。檔案要上傳還是有限制，相容格式只有Powerpoint (.ppt, .pptx)、Word (.doc, .docx)、Excel (.xls, .xlsx)、PDF (.pdf)、Images (.jpg, .jpeg, .png, .gif)，這點還是有很大進步空間，尤其繪圖圖檔和影音檔都有用得著的時候。請記住上傳檔案空間只有100mb，要更大空間到25G，每月需付費才能使用。
大家來天馬行空吧! 白板塗鴉牆(Sketch Stuffs)
很多人常遇到一種情況就是明明開完會，怎做出來的成果不如預期，甚至出現雞同鴨講的情況。大家或許也不相信遠距離，沒有面對面怎能達成共識、解決問題，可是善用數位工具就是要幫你事半功倍，絕不讓作法趕不上說法的事發生，在《LiveMinutes》開闢電子白板專區，就是希望大家開誠布公把雙方的說法跟作法拉近距離。如果你是網頁設計師，設計出網頁架構，上傳到白板，請客戶就概念提出意見，他可以使用繪圖工具，用形狀、文字、線條指出哪一點需要更改，比講半天還無法弄清楚來得更加容易。甚至你就是把你收集的圖片或從Google找心目中想要的設計作品，上傳到白板給設計師看，讓腦袋的抽象意念可以轉化為具體呈現，不因表錯意產生不必要的誤會，等做到一半又被要求重做，將一開始的點子溝通可以透明化、簡單化，這才是雙贏滿意的合作經驗。
除了這三項開會必用的利器工具，《LiveMinutes》也做到語音與影像視訊的輔助功能，只要裝好Webcam和麥克風，你可以透過《LiveMinutes》連線到Skype，即可撥出邀請名單人員加入會議，其他方式是透過瀏覽器(是否可連線Google Hangout還不得而知)和電話(僅限美國境內免費提供)。《LiveMinutes》目前只能支援9位Webcam露臉，還有線上20位加入會議室，這點還有很大進步空間，希望以後能開放更多名額。
要說到《LiveMinutes》最令人讚嘆的功能，就是當好全程記錄的保存者角色，除了在筆記、檔案分享還有白板所有資料一切上雲端，還有大家評語、意見還有手繪都不放過，一一都留存好，引頸期盼就是用Skype所傳輸的所有對話，也能在《LiveMinutes》通通保存，要是誰撇清當時開會決議他沒講過那樣的話，馬上調出影音檔，證實說出的話果然潑出去的水，連老闆自己也無法否認唷。
★ 2012/09/27 更新：Liveminutes已開放錄音檔MP3的下載
雖然講到開會大家都一股腦想到費時費事又費力，可是為了達成跨部門、距離與時間的限制，充分溝通想法與理念，以達成共同目標與成果，開會是必要的過程。只不過大家都拘泥於實體形式，忘了好好運用線上工具，幫助自己還有他人以有限時間，完成最好的效果，《LiveMinutes》慷慨免費出借會議室，你還千辛萬苦跑來跑去幹嘛!?
我想策劃去台東的旅遊行程，跟朋友要約時間碰面已經很難橋，而又要搭車往返佔掉空閒時間，對大家都很麻煩，就算約定Skype討論，卻資料誰東缺一份，無法同步即時講同一件事；或漏掉誰的意見，都有可能無形中讓他有被忽視的錯愕感。這時大家一五一十的討論過程，藉由《LiveMinutes》串連所有資料、語音和意見，不僅可成為白領階級省時省錢的好幫手，同時也在我腦海產生一波波便利生活的運用想法，以後出國旅遊規劃可靠它；荒廢已久的讀書會可用它起死回生；甚至教學互動也能到這裡另闢課後輔導，誰說《LiveMinutes》只有在公司上班才用得到，下班後的團體小組正流行線上零距離討論，該往哪去玩這等有意思的話題呢。
★ Liveminutes for Chrome可下載：https://chrome.google.com/webstore/detail/dcacihhocnjdknlhjplihnidekgojfpi.
