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Wednesday, March 07, 2018

Evernote 實踐無紙境界的 12 件日常生活事

有一天我為了找一張行照,把全家翻箱倒櫃一遍又一遍,簡直快逼瘋自己,最後還是到監理所重辦。雖然物品擺放位置定有固定規則,例如個人證件放在皮夾或書桌抽屜,家電說明書放在客廳,但還是會遇到哪根筋不對,隨便亂放,可能被誤當垃圾丟掉的結果,姑且不管下次還會不會遇到同樣狀況,我認清一件事實:不要相信你的大腦會記住所有事!

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Photo by rawpixel.com on Unsplash

從這次我得到教訓,放東西一定要隨手整理並嚴格執行固定位置,還有深刻領悟,除了雜物凌亂,還有東西過期與多樣物品尚未數位化問題。2013年我寫過這一篇「你可以用生活記事小管家 Evernote 做得到的九件事」,重新翻出來看,檢視目前數位化完成度,發現還有許多有待改進。前幾天我才看到 Evernote 官網有篇文章"38 Things You Should Save in Evernote",裡面談到可以掃瞄放入 Evernote 的物品,大部分我已建立習慣,但仍還有可以改進的地方,提出來和大家分享。


掃瞄工具不可少

工欲善其事,必先利其器,想要達成數位化的先決條件,找一個好用的掃瞄工具,我個人愛用 〈Scanbot〉,勝於 Evernote 自家出品的〈Scannable〉,Scanbot 可以設定自動上傳 PDF 檔到 Google Drive、Dropbox、Evernote 等雲端硬碟,也可轉成 JPG 檔,為數位筆記的好幫手。

紙類物品→ 數位筆記

  1. 保證書、說明書: 當東西發生故障,最想知道有沒有過了保固期限,以及如何聯絡廠商修理。這時不用翻抽屜,東找西翻,在 Evernote 建立一個固定記事匣,例如我用 Document 名稱來統一所有文件掃瞄,再加上標籤「家電」方便整理。
  2. 金融文件(保險、存摺、匯款單、稅單):理財記錄方式
  3. 手繪、手作: 在手帳、便利貼寫下的句子,掃瞄放在數位筆記內,成為最佳靈感收集器。
  4. 消費記錄 (信用卡簽帳單、對帳單):雖手機有各家銀行的 APP,可查詢信用卡消費明細,Email 也會收到電子對帳單,可供調閱,但要把所有資料統合在一塊,得靠自己整理,正所謂「人不理財,財根本不會理你」,我得改掉壞習慣,重新理清消費記錄。
  5. 折價卷:通常 Coupon 都有使用期限,應該在拿到的同時,掃瞄後用「提醒功能」於前一天或更早時間通知。
  6. 健康記錄(體檢報告、處方籤、疫苗注射)
  7. 名片: 拿到個人或餐廳、商店名片之後大部分是放在某個地方靜靜躺著,等到想到時候,才一張張翻開來吧? 有時急著要用會因找不到那一張薄薄名片而跳腳,以後還是不嫌煩,動手掃瞄存檔吧。
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  8. 旅遊資料 (護照、大頭照、電子機票、簽證、行程表、旅遊書):現在帶厚重旅遊書出國,根本是一件苦差事,有時根本翻不到幾頁,又整本原封不動帶回來,乾脆我就把幾頁重點掃瞄起來,有需要就打開來看,但記得出國前先下載離線記事,即使沒有上網也能打得開。

    ↓ 當地旅遊指南地圖
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  9. 訂單收據:有次我到乾洗店取衣物,當日到了門口撲了空,那時才想起收據應有記載營業時間,要是有順手掃瞄,便會注意到這件事。
  10. 留紀念用 (票根、小冊子): 出國到旅遊中心拿到一些指南、小冊子,回國捨不得丟掉,放在抽屜深處也好幾年,整理完用掃瞄方式保留資料。至於去過的景點買的門票、搭車票根,也可掃瞄在旅遊記事專區,隨手記載筆記本的路線、感想和手繪,用同樣手法放在一起,日後隨時開啟記事,在自己專屬寶盒慢慢回味。

    ↓參訪廟宇的票根
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  11. 餐廳菜單: 有家常去光顧的餐廳提供電話預訂外帶服務,在半路上可隨時打開數位菜單聯絡,記錄上標明公休日,免得白跑一趟。
  12. 雜誌、書:坐在咖啡店或商店翻閱的雜誌,有時會看到不錯的美食推薦或好玩路線,我會拍照或掃瞄,回來再歸納整理到記事匣。

    ↓ 收集台南牛肉湯專題報導,終於在年假回家歸途繞過去吃到了!
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    ↓ 活動小冊子附錄的美食資訊
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除了以上提到日常生活會遇到紙張的種類,還有很多可以發想用數位筆記方式保存,讀友們要是有 Idea,歡迎留言與大家分享。這裡提到的數位筆記工具不限於 Evernote,只是我從很早以前用到現在,習慣把所有東西往這裡丟,其他工具像是 Google KeepZoho Notebook 同樣具有雲端記事與跨裝置支援特性,不限文字,可以用拍照與聲音記錄,也是一種實踐無紙化的方式。


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