我聽過有一家子的人要出國去旅行，爸爸負責規劃研究行程，製作無比詳盡的計畫書，原來他運用工作專長，把專案管理拿來套用到旅遊上，還使用費用預算、採購、風險、結案專業用語，令人不禁佩服有這樣運籌帷幄的方式，誰還需要跟團呢?
每一次自助旅行的確就像是一個專案執行，從蒐集資料，安排交通住宿，規劃景點行程，加上費用預估，想要如期成行，還要盡興而歸，運用專案管理技巧，可以幫助人們達成目標。
「專案管理」觀念，不僅適用於自助旅行，甚至連結婚籌備、準備考試，都能派上用場。「專案管理」充分展現在生活思維、習慣，少不了要用到軟體或數位工具，替你做好各項規劃，最後能加上「甘特圖」(Gantt) ，掌握計畫的時程與進度，就更加完美了。
可是，不是每個人都會安裝 Microsoft Project 或其他特殊軟體做出甘特圖，為減少大家對專案管理操作複雜的負面觀感，Julia 來介紹一個數位工具，可以讓你的 Google Calendar 化身變成進度一目了然的甘特圖，其他還包括兩個專案管理工具 Trello 和 Basecamp 的簡單介紹。
使用 Ganttify 只有兩個步驟，登入 Google Calendar、Trello、Basecamp 帳號，還有就是選擇要產出甘特圖的專案名稱。簡單到我不用多說了，直接連進我的 Google Calendar，Ganttify 列出我行事曆的所有日曆，按下 Personal 的 Gantt chart，過幾秒，我的行程變成「甘特圖」。Ganttify 只有顯示功能，並無法調整項目的日期時間，這點稍顯可惜。不過，大致上你能充分看出各項工作時間安排的歷程，瀏覽方式從月、週、日，到 15 分鐘都有，最後可選擇列印成紙本，幫助自己檢視重新規劃。
若你和小組成員不是共用行事曆，又要傳達彼此工作進度，可用 direct link ，用網頁連結或寄 PDF 檔案通知他，或轉成圖片，收納成報告的一部份。
我個人認為 Google Calendar 不太適合團隊管理專案，另外兩款數位工具 Basecamp 和 Trello 在專案管理這塊上設計完善，也能透過 Ganttify 轉匯成甘特圖，適合群組規劃分享。
Trello 的介面易於親近，整個版面就像是便利貼看板。在 Board 裡每一個《List》就是列出行動狀態:「待辦事項」To Do、「執行中」Doing 和「完成」Done，《Card》就是列出行動項目，進行工作分派，設定完成期限、確認項目，並可從 Google Drive 、Dropbox 及電腦夾附檔案。右邊有小組成員動態看板，一舉一動清清楚楚。
老字號專案管理工具 Basecamp 在大企業名聲響叮噹，可我只聞其名，從未註冊登入，主要原因是它要收費，一個月 20 塊美金，只夠規劃 10 項專案。雖沒有親自體驗它的優異性能，我從別人使用心得，歸納出 Basecamp 幾項特點，擁有第三方應用豐富支援，尤其現代人靠手機、平板電腦工作，沒有雲端同步功能，等於少了左右手。它能將團隊成員拉到平台做資料共享與資訊交流，訊息透明化減少溝通出現空窗期或產生任何誤會。
如果你只是想把生活中大小事，用專案觀念來強化行動力，用 Google Calendar 規劃，Ganttify 加以圖表視覺化，就能輕鬆檢視進度，完成想做的事。Trello 的平台較適合多人分工，卡片式任務一目了然，團隊動態輕鬆掌握，就算是用在個人計畫，也是一種相當好用的工具，在組織計畫、溝通協調過程中，搭配 Ganttify 輔助檢核進度、雙管齊下，掌握專案動態，讓計畫更能確切執行，達成共同目標。
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