吸引我買下這本書「Google時代一定要會的整理術」，倒不是因為關鍵字「Goolge」、「整理術」，而是作者是Google前資訊長是失讀症長大。
花了幾次晚上零碎時間，耐著性子看完第一部章節，結果我打瞌睡大於作者嘗試營造輕鬆的趣味，想直接切入整理術的祕笈，跳過苦口婆心循循善誘的不切實際想法，一直盤旋腦海。我啃完第二部「全新整理術」，我意外發現一個點子，眼前如打開燈泡閃耀光芒，靈感浮現，至於他描述生活及工作的體會，因個人操煩的症狀不一，想從書獲得解救的一帖良藥，不見得像服下聰明丸，馬上茅塞頓開。
不只是傳送與收信
讓電郵信箱成為可供搜尋的個人檔案庫
我必須承認這一節，翻新我對Gmail用處的看法。之前我只把Gmail當作申請各家網站會員登入進去的帳號，完全沒有活用它的念頭，主要我慣用Hotmail收私人郵件，另一方面公司Email系統又自成一格關係，收信得用專用軟體(其實可設定其他郵件軟體，這點我等會有解說)，Gmail就顯得可有可無。
資料一定要放在雲端，而且越多越好。
存放在電腦硬碟或隨身碟的概念已經過時，你想要隨時隨地都能收到看到資料，得活用雲端系統，才能無拘無束暢遊，輕巧如自助旅行，不用駝載沉重的負擔。Google前資訊長吹噓前東家產品的好處多多，當然無可厚非，而且也沒有其他更好的系統可比擬，書中他不斷宣揚Google Calendar多好，Google Doc多方便，這自然是有愛用Google粉絲的擁戴優勢。
從微軟解放Outlook的束縛，擁抱Google Calendar，我花了些時間調整習慣，才換掉非Outlook不可的死腦筋，到現在每天都查看，並同步到手機，服膺雲端大神的宗旨跟著愛用Google Task，那Gmail我怎都視若無睹呢?
作者講了幾點改變我對Gmail的看法，原來Gmail可以提供郵件整合，這點我其實也懂，為了把Hotmail通訊錄匯入，曾做過郵件設定。可是公司郵件信箱怎樣匯入，可讓我即使到外地，不用再仰賴專用軟體才能收信。這點我問了公司資訊同事，推測既然有人都能用Outlook收公司的信，想必用Gmail一定也行。透過公司信箱郵件副本設定，已可成功複製到Gmail信箱了，以後我可以能用手機收公司的信了。
標籤比檔案夾有用
Gmail採標籤管理的方式，跟Hotmail用檔案夾的分類大不相同，透過作者的解說，我似乎可以接受標籤篩選的做法。首先他糾正一種觀念，檔案夾是移動的單一歸類，標籤是多點彈性搜尋的妙計，『每封郵件都可貼上多個標籤』，聽起來挺不錯的。
Gmail篩選器的概念跟收信條件設定差不多，『打開一封郵件，為它建立新的篩選器，這等於告訴系統: 以後再收到類似郵件時，要自動為你篩選』，『郵件打開，從「更多動作」下拉式選單點選「篩選這類郵件」，輸入完畢，點選下一步』。Gmail可隨心所欲刪除或重新命名標籤，似毫不會影響郵件本身。
會話群組的省時妙方
電子郵件的主題在不同時間多人回覆後，如有編組概念，將所有相關郵件的前後脈絡串連起來，不用浪費時間一封封去查詢，只要能以最快的方式看到同一主題的最新意見，不用大海撈針把一封封信調閱。(其實跟Outlook依主旨排列一樣咩)
其他Gmail的我所不知道的事，包括Gmail帳號插入加號，自動過濾不必要的垃圾郵件，這點可對有網購垃圾郵滿為患的我來說，可說是新奇一解。例如我在奇摩購物中心填入電子郵件資料，只要鍵入yourname+shopping@gmail.com即可，不用重新申請一個Gmail帳號。再把這類郵件設定標籤，例如【購物】，以後這類如雪片飛來的郵件通通集合到專門分類，直接進入Gmail封存檔案庫，不會出現在收件夾讓你操煩分心。
Gmail+Evernote聯手的好用之處
Gmail做為雲端整理最大受益者如假包換，我想起同樣是我最愛的雲端工具Evernote，網站收集的資料，腦袋蹦出的靈感，也能不分時地串連同步，可惜Evernote在無網路連線情況下，無法離線閱讀，成了一項令人扼腕的遺憾。我除了慢慢改用Springpad，讓我手機可以與電腦同步，離線查閱也不成問題，必要的時候，善用Evernote的郵件服務，讓Gmail成了Evernote的離線版替代品，也能幫助Evernote整理郵件收到的資料。
此話怎說呢? 例如朋友寄來一篇好文共欣賞的文章，除了分類存放，你想將內容整理在Evernote裡面，除了打開郵件、全文複製再貼上，你還能充分運用Evernote的Email整合筆記本的小秘訣。Evernote提供使用者一個Email address，通常長這個樣子: [username].12345@m.evernote.com，這帳號是隨選的，避免垃圾郵件竄入，要改成自己想要的也行，到Evernote Web的Reset incoming email的設定選項去改即可。
你將這個帳號設定在Gmail通訊錄，只要有想整理到Evernote的資料只要轉寄到這個信箱就可以了，但你有好幾個筆記本分類，那要怎樣設定到特定「資料夾」呢?
例如:我有一封信主旨為【哈佛快樂學】，我想將這封mail到Evernote裡我的【Life】這個資料夾。你只要在信的主旨哈佛快樂學，空一格，打上【@Life】，收信人是Evernote帳號，等會信一寄出去，自動放到我的Life資料夾筆記本囉，真是大大省事的方式。如果你在Life資料夾還設定標籤，例如【Happiness】，那你這封信主旨應該是【哈佛快樂學 @life #happiness】。
看起來微不足道的小祕技，一發現心裡卻小小竊笑得意，嘿，這作者可就不知道了吧。(有可能他故意不提或沒當一回事吧，畢竟主題不是Evernote。)
相反地，Evernote做為雲端筆記的首選，載滿多樣資料想要回歸Gmail懷抱，也能運用原有電子郵件功能，把Gmail做另一個檔案資料庫，用意何在，尚待發掘。
讀後心得
作者引用Google為資訊管理的核心想法，其強大搜尋力及雲端品牌力，視之為資訊藏經閣放眼網路世界所向披靡且足以信賴。然而，看作者書末所列的提高工作生產力的工具表，看得出來他也熱愛Google以外的如Dropbox、Sugarsync、 Mozy線上備份硬碟工具，利用各種Google尚未做到的功能，打造符合個人需求的雲端環境。即使我們各有所愛，但在整理的核心主軸，充分運用雲端科技的好處，我深表同感，以此為出發點，腦袋放該牢記的重點，其他瑣事就交給Google和其他雲端工具，來幫忙你記憶，簡單生活也就能跟壓力說再見。
整理原則總整理【作者篇】
- 妥善管理你的生活，以減輕腦部負擔。
- 趕盡把資訊從腦袋移出，越快越好!
- 同時處理多項任務，通常只會讓你更沒效率。
- 用故事來記事情。
- 就算某件事有一貫做法，也不表示那是最適當的。
- 知識不是力量，分享知識才是力量。
- 你要克服的是真實的限制，而不是假想的限制。
- 對自己全然誠實，但別預設立場。
- 知道何時該忽略你的限制。
- 在發動引擎之前，清楚知道你要去哪裡，又要怎麼去。
- 達成目標的方式不只一種，要懂得變通。
- 資料不用歸檔，靠搜尋就好。
- 唯有真正需要東西才記進腦袋裡。
- 將大體積的東西拆解成數個小單位。
- 每周空出時間再次審視重要資訊。
- 世上沒有一跳整理系統是十全十美的。
- 盡可能使用你已熟知的工具。
- 在你的電子資料添加關鍵字詞，讓你日後更容易找到。
- 事前做註記，有助之後的情境轉換。
- 將情境相似的工作安排在一起。
- 整合工作與生活，別再妄想達到兩者平衡。
不見得每一點你會同意，但至少從中去發想改進，整理腦袋的想法，拋開舊思維，才能創造效率的整理介面。
加油! 我得讓自己更能去蕪除菁雜亂的心緒，發揮雲端整理帶來的好處，「輕盈」迎接每日龐大資訊的挑戰。
